Odliczenie kosztów dojazdu do pracy w Niemczech

Dla wielu osób pracujących za Odrą koszty dojazdu do pracy Niemcy odliczenie to jedna z najważniej­szych pozycji w zeznaniu podatkowym. Codzienna trasa z domu do zakładu pracy może znacząco obniżyć dochód do opodat­kowania, jednak niemiec­kie zasady nie polegają na prostym roz­liczeniu wszys­tkich wydatków na paliwo, bilety czy naprawy samochodu. Kluczowe są odległość, liczba dni obecności w pracy oraz status miejsca wykonywania obowiązków.

Na czym polega odliczenie kosztów dojazdu do pracy w Niemczech?

Pracownik zatrud­niony w Niemczech może wykazać wydatki związane z drogą między miejscem zamiesz­kania a pierwszym miejscem pracy jako koszty uzyskania przychodu, czyli Werbungskosten. Stosuje się tu przede wszystkim ryczałt za dojazd, nazywany Entfernun­gspaus­chale lub Pendlerpauschale.

Ryczałt nalicza się za każdy dzień faktycz­nego dojazdu do pracy i za każdy kilometr trasy w jedną stronę. Nie rozlicza się więc drogi powrotnej osobno. Jeżeli odległość między domem a zakładem wynosi 35 km, podstawą obliczeń jest 35 km, a nie 70 km dziennie.

Co istotne, prawo do ryczałtu co do zasady nie zależy od środka transportu. Z odliczenia może skorzys­tać osoba dojeż­dżająca własnym samochodem, autem służbowym, pociągiem, autobusem, rowerem, motocyk­lem, a w okreś­lonych sytuac­jach także łącząca kilka środków transportu. To uprosz­czenie jest korzystne, ale nie zwalnia z obowiązku rzetel­nego wykazania liczby dni pracy.

Stawki za kilometr

W roz­liczeniach za lata, w których obowiązują podwyż­szone stawki, za pierwsze 20 km trasy przys­ługuje 0,30 euro za kilometr. Za każdy kolejny kilometr można przyjąć 0,38 euro. Stawki oraz okres ich obowiązywania warto każ­dorazowo sprawdzić dla konkret­nego roku podat­kowego, ponieważ przepisy mogą się zmieniać.

Przyk­ładowo pracownik dojeżdża 30 km w jedną stronę przez 210 dni w roku. Dzienny ryczałt wynosi 20 km × 0,30 euro oraz 10 km × 0,38 euro, czyli 9,80 euro. Przy 210 dniach daje to 2 058 euro kosztów dojazdu wykazywanych w zeznaniu. Nie oznacza to zwrotu całej tej kwoty. Odliczenie obniża podstawę opodat­kowania, a rzeczywis­ty efekt zależy między innymi od dochodów, pobranych zaliczek i pozos­tałych kosztów.

Którą trasę i odległość przyjąć?

Podstawą jest zasad­niczo najkrót­sza trasa drogowa między miejscem zamiesz­kania a pierwszym miejscem pracy. Nie zawsze będzie to jednak trasa najkrót­sza na mapie. Można uwzględ­nić dłuższą drogę, jeżeli jest ona wyraźnie korzystniej­sza komunikacyj­nie, na przykład pozwala istotnie skrócić czas dojazdu, omija regularne korki albo zapewnia bezpiecz­niejsze i bardziej racjonal­ne połączenie.

W takiej sytuacji warto zachować uzasad­nienie wyboru trasy. Nie musi to oznaczać gromadzenia codzien­nych wydruków z nawigacji, ale dobrze jest móc wyjaśnić, dlaczego wybrana odległość jest właściwa. Urząd skarbowy może zapytać o sposób obliczenia, zwłaszcza gdy dek­larowana trasa znacząco odbiega od wariantu standardowego.

Miejscem zamiesz­kania jest lokal, z którego pracownik rzeczywiś­cie roz­poczyna podróż do pracy. Przy kilku miejscach pobytu znaczenie może mieć centrum życiowe oraz regular­ność przejazdów. Takie przypadki wymagają indywidual­nej oceny, szczegól­nie gdy podatnik pracuje w Niemczech, a rodzina mieszka w Polsce.

Pierwsze miejsce pracy ma decydujące znaczenie

Ryczałt za dojazdy dotyczy drogi do pier­wszego miejsca pracy, czyli erste Tätigkeitsstätte. Najczęś­ciej jest to zakład, biuro, magazyn lub inna stała placówka wskazana przez pracodawcę. Nie każdy wyjazd związany z pracą będzie jednak dojazdem w rozumieniu tych przepisów.

Jeżeli pracownik po przybyciu do firmy jedzie dalej do klienta, na budowę, do innego oddziału albo wykonuje zadania w terenie, kolejne przejazdy mogą być podróżą służbową. Wówczas obowiązują inne zasady roz­liczenia niż przy zwykłym dojeździe do pracy. Zazwyczaj można wtedy uwzględ­niać faktycz­nie przejechane kilometry, a nie wyłącznie odległość w jedną stronę.

Różnica jest szczegól­nie istotna dla pracow­ników budow­lanych, opiekunów, kierowców, monterów i osób zatrud­nionych przez agencje pracy. W ich przypadku należy ustalić, czy miejsce wykonywania zlecenia było pierwszym miejscem pracy, czy zmiennym miejscem świad­czenia usług. Błędna kwalifikac­ja może obniżyć należne odliczenie albo wywołać pytania urzędu.

Ile dni dojazdu można wpisać?

W deklarac­ji należy wykazać rzeczywis­tą liczbę dni, w których pracownik był fizycznie obecny w miejscu pracy. Nie powinno się automatycz­nie wpisywać pełnego roku roboczego. Od liczby dni trzeba odjąć urlop, zwol­nienie lekarskie, pracę zdalną, dni wolne oraz okresy, w których dojazd nie był potrzebny.

Często jako punkt wyjścia przyjmuje się około 210-230 dni roboczych rocznie, ale jest to tylko orientacyj­na wartość. Osoba zatrud­niona na część etatu, pracująca zmianowo lub roz­poczynająca pracę w trakcie roku powinna obliczyć tę liczbę szczegól­nie dokładnie. Przy dużej odległoś­ci nawet kilkanaś­cie dni różnicy może mieć zauważal­ny wpływ na rozliczenie.

Dobrym roz­wiązaniem jest przygotowanie własnego zes­tawienia: adres miejsca pracy, odległość w jedną stronę, środek transpor­tu i liczba dni obecności w poszczegól­nych miesiącach. Taki dokument ułatwia zarówno wypeł­nienie zeznania, jak i później­sze wyjaśnienia.

Samochód, pociąg i limit 4 500 euro

Przy dojazdach samochodem ryczałt kilomet­rowy jest co do zasady stosowany bez limitu 4 500 euro. Inaczej wygląda sytuacja, gdy pracownik nie korzysta z własnego samochodu ani auta oddanego mu do dyspozycji. Wtedy zas­tosowanie może mieć ograniczenie wysokości ryczałtu do 4 500 euro rocznie.

Osoby pod­różujące komunikac­ją publiczną powinny zachować bilety okresowe, faktury lub potwier­dzenia zakupu Deutschlan­dtic­ket, jeżeli bilet był wykorzys­tywany do dojazdów zawodowych. Gdy faktyczne koszty transpor­tu publicz­nego są wyższe niż wyliczony ryczałt, w okreś­lonych przypad­kach możliwe jest uwzględ­nienie rzeczywiś­cie poniesionych wydatków. Wymaga to jednak dokumen­tów i właś­ciwego porów­nania obu wariantów.

Jeżeli pracodaw­ca zwraca koszty przejaz­dów w sposób zwolniony z podatku, kwota zwrotu zasad­niczo pomniej­sza odliczenie przys­ługujące pracownikowi. Nie można dwukrot­nie rozliczyć tego samego wydatku – raz przez pracodaw­cę i drugi raz w zeznaniu podatkowym.

Jakie dokumenty warto przygotować?

Do samego ryczałtu nie trzeba zazwyczaj dołączać rachunków za paliwo. Mimo to podatnik powinien dys­ponować dokumen­tami i informac­jami potwier­dzającymi dane wpisane w zeznaniu. W praktyce przydatne są umowa o pracę, zaświad­czenie od pracodaw­cy o miejscu zatrud­nienia, zes­tawienie dni pracy, odcinki wynag­rodzenia oraz bilety lub faktury za transport publiczny.

Przy roz­liczeniu kosztów faktycz­nych ważne są również dokumenty potwier­dzające płatność. Nie należy zakładać, że brak wezwania ze strony Finanzamt oznacza brak potrzeby przechowywania dokumentacji. Urząd może poprosić o jej okazanie także po złożeniu deklaracji.

Koszty dojazdu wykazuje się zwykle w załącz­niku Anlage N. Nawet jeśli ich suma nie przek­roczy ryczałtu pracow­niczego uwzględ­nianego automatycz­nie przez urząd, prawid­łowe ujęcie wszys­tkich wydatków zawodowych może mieć znaczenie łącznie z innymi kosztami, takimi jak narzędzia, odzież robocza, szkolenia czy podwójne gospodar­stwo domowe.

Szczególna sytuacja: mieszkanie w Niemczech i dom w Polsce

Polacy pracujący w Niemczech często wynajmują tam pokój lub miesz­kanie, a ich rodzina pozostaje w Polsce. W takim przypadku codzienne dojazdy, przejazdy weeken­dowe do domu oraz koszty drugiego lokalu nie zawsze rozlicza się na tych samych zasadach. Może mieć zas­tosowanie roz­liczenie podwój­nego gospodar­stwa domowego, ale wymaga ono speł­nienia konkret­nych warunków dotyczących własnego gospodar­stwa domowego w Polsce i powodów utrzymywania drugiego miejsca zamieszkania.

Nie warto wpisywać wszys­tkich przejaz­dów automatycz­nie jako zwykłych dojazdów. Najpierw trzeba ustalić, czy chodzi o trasę do pier­wszego miejsca pracy, podróż służbową, czy przejazd w ramach podwój­nego gospodar­stwa domowego. Ta kwalifikac­ja wpływa na sposób liczenia kosztów i dokumenty potrzebne do ich obrony.

Przed wysłaniem deklarac­ji warto zestawić dni pracy, rzeczywis­tą trasę i otrzymane zwroty od pracodawcy. Jeżeli sytuacja obejmuje pracę w kilku miejscach, miesz­kanie po obu stronach granicy albo częste delegacje, bezpiecz­niej jest oprzeć roz­liczenie na indywidual­nej analizie dokumen­tów niż na orientacyj­nym kalkulatorze. Centrum Rozliczeń Podat­kowych pomaga uporząd­kować takie dane w roz­liczeniach niemiec­kich, z uwzględ­nieniem sytuacji osób związanych jednocześ­nie z Polską i Niemcami.